Konec zmatku v plánování! Jednoduchý systém pro sledování dovolených a nepřítomnosti v týmu.
Problém klienta
Sdílení informací o dovolených pomocí tabulek přinášelo řadu problémů:
Složité zadávání
Dovolené se evidovaly ve sdílené excelovské tabulce. Aby bylo vizuálně dobře odlišitelná různá dostupnost, tak se používaly barvy pro různé typy dostupnosti. Při zadání i jednoduchého pole však uživatelé museli vždy řešit rozbíjející se formátování.
Nepřehledné v čase
Jak čas běží, je potřeba posouvat přehledy v tabulce a přidávat další měsíce a udržet přitom přehlednost.
Všechno na jedné hromadě
Přehled přes celou firmu byl jednoduchý. Ovšem zjistit, zda na konkrétním projektu bude mít někdo příští týden dovolenou, to už dalo víc práce. Pokud projekťáci potřebovali vidět stav na více projektech najednou, tak to bylo o to složitější.
Řešení
Vyvinul jsem webovou aplikaci, která:
Zjednodušuje zadávání
Stačí clicknout do kalendáře, vybrat typ dostupnosti a volitelný popis a hotovo. Odebrání co nejvíce bariér, aby uživatelé systém opravdu používali.
Pohled na aktuální data
Uživatel vždy začíná pohledem na aktuální stav dnes a na následujících dnech. S možností se posouvat po jednotlivých týdnech nebo měsících.
Flexibilní pohledy
Aplikace umožňuje definovat si pohledy nejen na jeden projekt, ale i na více projektů včetně toho, že mohou být lidé na více projektech najednou. Vše jednoduše a přehledně podle potřeb konkrétního uživatele.
Klíčové výsledky
Nový systém přinesl významné zlepšení organizace dovolených:
Přehlednost na jedno kliknutí
Díky pohledům na data a přehlednému timeline úsilí potřebné k zjištění stavu dostupnosti snížilo několikanásobně. Stačí si zobrazit nadefinovaný pohled.
Zadávání bez přemýšlení
Rapidní snížení mentální zátěže pro zadání dostupnosti. Počet kroků pro jednoduché odložení informace oproti tabulce je násobně menší.
Intuitivní použití
Odstranění problémů "jak to udělat" a soustředění se na "co za data zadat nebo získat". Zajistuje jednoduché a intuitivní použití aplikace.
Log změn
K dispozici je historie změn, které byly provedeny. To umožňuje reagovat na různá nedorozumění.