Case study · Aplikace na míru

2 týdny ročně zpět na práci, která má smysl

Jak vedoucí terapeutického výcviku přestala ztrácet 80 hodin ročně přesouváním dokumentů — a získala systém, který se stará sám.

80+
hodin ušetřených ročně na čisté administrativě
2 400+
dokumentů ročně zpracovaných automaticky
0
dotazů od frekventantů na stav odevzdání

Problém

Vedoucí terapeutického výcviku mě oslovila přes LinkedIn. Věděla, že potřebuje nějaký systém, jak zjednodušit odevzdávání dokumentů v rámci výcviku. Měla chaos a nejistotu z toho, že tráví hromadu času přesouváním souborů z místa na místo, a přitom to není užitečně strávený čas.

Frekventanti posílali úkoly přes e-mail i Google Drive, bez jediného společného místa. Ona je ručně přesouvala, evidovala stav odevzdání v samostatném souboru a průběžně kontrolovala, jestli se něco neztratilo. Zjistit aktuální přehled znamenalo procházet hromadu dokumentů. A na pozadí běžela neustálá myšlenková smyčka — „nepřehlédla jsem něco? Nechybí tam něčí úkol? Mám vůbec všechno?“

Co jsem udělal

Nejdřív jsem potřeboval pochopit, co je to podstatné. Ne implementovat první nápad, ale zjistit, v čem spočívá skutečná bolest. Klientka schvalovala výsledek, ne technické detaily — ty byly moje starost.

Postavil jsem aplikaci přesně na míru. Frekventanti odevzdávají úkoly na jednom místě — jednoduše, bez návodu, bez toho aby řešili jak a kam. Systém eviduje stav automaticky a vedoucí výcviku má přehled na jedno kliknutí. Jednoduché a bez starostí ze všech stran.

Výsledek

Dříve
  • „Nepřehlédla jsem něčí úkol?“ — neustálá nejistota
  • Lovení dokumentů po e-mailech a Drivu
  • Strach, že se něco ztratilo — bez způsobu jak to ověřit
  • Hodiny procházení souborů jen pro základní přehled
  • Frekventanti se doptávali, jestli úkol došel
Nyní
  • Jistota, že je vše na místě — přehledně, nic se neztratí
  • Vše přistává automaticky, bez ručního zásahu
  • Klid na pozadí — žádná otevřená smyčka v hlavě
  • Přehled na jedno kliknutí, kdykoliv
  • Frekventanti vidí stav sami, bez doptávání

„Pracovat s aplikací bylo mnohem jednodušší než s maily. V pohodě pozdě večer a nic jsem nepřehlédla. Schválně jsem to nechala nakupit, abych to hezky udělala najednou. A frekventanti nemají s aplikací nejmenší potíže.“

Hedvika Kubicová Černá
Za společnost STST z.s., ředitelka výcviku

Trávíte čas administrativou místo prací, která má smysl?

Ozvěte se mi. Zjistím, co vás brzdí, a navrhnu řešení, které ten čas vrátí zpět.

Ozvěte se mi